Evden Çalışmada “Zaman Yönetimi ve İş Disiplini” Verimi Artırıyor

Koronavirüs salgını ile birlikte dünyada ve ülkemizde gerek günlük yaşamda gerekse iş yaşamında köklü ve radikal değişiklikler yaşıyoruz. Bu süreçte aslında 21. Yüzyılda sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçerken ortaya çıkan esnek çalışma (Flexible working) modellerinden biri olan uzaktan/evden çalışma (teleworking/telecommuting) dünyanın dört bir yanındaki şirketler tarafından zorunlu bir çalışma modeli olarak geniş uygulama alanı buluyor. Uzmanlar, bu süreçte çalışanların zaman yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerileri ile bu süreci yönetebileceğine, başarılı iş yerlerinin ise uzaktan çalışma koşullarında çalışanları ile iletişim halinde olarak belirli zamanlarda birlikte sosyalleşebilecekleri keyifli olanaklar ve fırsatları sunabileceğine dikkat çekiyor.

Üsküdar Üniversitesi İletişim Fakültesi Öğretim Üyesi Doç. Dr. Dinçer Atlı, Koronavirüs salgınıyla gündeme gelen ve pek çok sektörde uygulanan evden çalışma yöntemine ilişkin değerlendirmelerde bulundu.

Uzaktan çalışma modeli, salgın devam ederse yaygınlaşacak

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Uzaktan çalışma genel olarak Türk çalışma kültürünün çok aşina olduğu bir uygulama değil. Daha çok teknoloji yoğun ve çok uluslu şirketlerde gördüğümüz bir tarz. Özellikle yazılımcılar, finans sektörü çalışanları, eğitimciler, web tasarımcılar gibi mesleklerde çalışanlar için daha olası olan uzaktan çalışma, önümüzdeki süreçte virüs salgını devam ederse çok daha yaygınlaşacak. Virüs salgını öncesinde sektörü ve pozisyonu uzaktan çalışmaya uygun olan kişilerin esnek ve uzaktan çalışma uygulamaları ile iş tatminlerinin ve performanslarının olumlu etkilendiğini biliyoruz” dedi.

Doğru strateji ile yönetilebilirse pozitif etki sağlanabilir

Evden çalışma modelinin işverenler ve çalışanlar doğru bir strateji ile yönetilebilirse kişisel tatmin ve hayat kalitesi üzerinde pozitif etkileri bulunduğuna dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Çalışanlar için trafikte kaybedilmemiş zaman, buna bağlı olarak daha az stres söz konusu olabiliyor. Daha fazla uyku için zaman bulabilme, daha fazla fiziksel egzersiz için fırsat, fast-food yiyeceklerden uzak kalarak daha sağlıklı beslenme olanağı, uygulanacak birtakım yöntemler ile birlikte daha verimli çalışma gibi faydalar sağlanabiliyor. İşverenler açısından ise süreç doğru yönetilebilirse verimlilik artışı ve kaynak tasarrufu sağlanabiliyor” dedi.

Zorluklarına dikkat!

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bununla birlikte içinde bulunduğumuz konjonktür göz önüne alındığında zorunlu uzaktan çalışma birtakım zorlukları da beraberinde getirebiliyor” dedi.

Uzaktan çalışma bazı çalışanlar için tercih sebebi ve verim artıran bir yöntem olabilirken bazı çalışanların çalışma tarzlarına uygun olmayabileceğine dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bu nedenle çalışan farklılıklarını göz önüne almak şirketler için her zamankinden daha önemli. Bu süreçte işverenlerin çalışanlarının yaşadıkları bu zorunlu çalışma modeli değişiminde çalışanları ile mümkün olduğunca iletişim içinde kalarak ve yeni çalışma koşulları ile ilgili bilgilendirmeler yaparak yaşanan değişimin yükünü hafifletmeleri gerekiyor. Uzaktan çalışma konusunda verimin artması ve güven ortamının sağlanması için ise yönetimin çalışanına yeterince güvenmesi ve etkili bir performans sisteminin kurulması hayati önem taşıyor. Bu süreçte olanak varsa çalışan ile yöneticinin güne başlarken ya da günü bitirirken bir telefon görüşmesi yapması da motive edici olabiliyor” tavsiyesinde bulundu.

Kurum kültürünün uzaktan yaşatılması önemli

Çalışanların kurumsal değerleri benimsemelerinin, şirket vizyonunu ve misyonunu yaşamalarının kurum kültürü ile ilgili olduğuna dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, şunları söyledi:

“Şirketler kurum kültürlerini sadece ofis ortamında değil, uzaktan çalışma ortamında da yaşatabilirler. Bu nedenle uzaktan çalışma durumunda kurum kültürünü yansıtan faaliyetlerin planlanması, önemli günlerin kutlanması, ödüllendirmeler, olumsuz durumlar için ilgili çalışanın yanında olduğunu gösteren uygulamalar bu süreçte de önemini koruyacaktır. İlginç bir uygulama olarak verimlilik ve dostluğu güçlendirmek için yenilikçi ve ilginç bir yol olarak şirket sponsorluğunda video konferans yoluyla ekipçe haftalık öğle yemeği yemek özellikle yurtdışındaki uzaktan çalışma kültürüne sahip şirketlerde görülen ilginç bir uygulamadır. Virüs yayılımını göz önüne alarak sanal öğle yemeği dışarıdan yemek sipariş ederek değil en uygun hijyenik koşullarda hazırlanarak planlanabilir.”

Uzaktan çalışmanın zorlukları da var

Uzaktan çalışma modelinde çalışanlar açısından birtakım olumsuzlukların da olabileceğini kaydeden Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Uzaktan çalışırken içsel motivasyonlarını sağlama konusunda zorluklar, zaman yönetimi becerileri ile ilgili sorunlar, sosyal izolasyondan kaynaklı yalnızlık duygusu, diğer çalışanlar ile ilgili iletişim sorunları ve salgın konusundaki endişe, korku ve çaresizlikten kaynaklanan travma sonrası stres bozukluğu gibi sorunlar oluşabiliyor. Tüm bu zorluklar ile baş etmek önemli hale gelirken çalışanın iş arkadaşları, yöneticileri ve iletişimde olduğu paydaşları iletişimini devam ettirmesi önemli hale geliyor” diye konuştu.

Dijital ortamda sosyal etkileşim yalnızlık duygusunu azaltıyor

Bu dönemde uygulanan uzaktan çalışma modelinde yalnızlık duygusunun azaltılmasının dijital ortamda sosyal etkileşimle mümkün olabileceğini kaydeden Doç. Dr. Dinçer Atlı, tavsiyelerini şöyle sıraladı:

“Bu süreçte çalışanların; dijital olanaklar ile de olsa sosyal etkileşim içinde olmak iş birliği hissiyatı yaratarak yalnızlık duygusunu azaltır. Bu nedenle evden çalışan kişi için mesai aralarında ya da mesai sonrasında yalnızlık duygusunu azaltabilecek bir iş arkadaşı ya da iş arkadaşları ile sesli ya da görüntülü iletişim içinde olması ya da çalışanın aynı deneyimi yaşayan başka bir şirkette çalışan bir arkadaşı ile iletişim içerisinde olması faydalı olabilir. Olanak varsa çalışanların takım arkadaşları ile yüz yüze ofis deneyimini çoğaltacak video konferans ya da belgeler üzerinde aynı anda düzenleme olanağı sağlayan ekran paylaşımı gibi dijital uygulamalar ile çalışmaları yararlı olabilir.”

Zaman yönetiminde Pomodoro Tekniği

Uzaktan çalışmada zaman yönetimi ve iş disiplininin oldukça önemli olduğunu vurgulayan Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Günün başında yapılacak işleri listelemek ve günlük çalışma çizelgesi hazırlamak ve söz konusu çizelgeye bağlı kalarak bir zaman yönetimi verimlilik açısından faydalı olacaktır. Bu arada zamanı iyi değerlendirmek için zaman Pomodoro Tekniği de önerebileceğimiz bir teknik olabilir. Bu teknikte pomodoro bir zaman birimi anlamında geliyor. 1 pomodoro birimi, 30 dakikalık süre anlamına geliyor. Teknik, öncelikle yapmak istediğiniz uzun ve kısa vadeli işleri içeren bir çizelge hazırlamakla başlıyor. Ardından öncelikli yapılacak işler belirleniyor. 25 dakikalığına işinize odaklanıyorsunuz, sonrasında 5 dakikalık bir mola veriyorsunuz. Böylece 1 pomodoro tamamlanmış oluyor. Dört pomodoro yaptığınızda, yarım saatlik bir mola verebiliyorsunuz. Günde 6-12 arası pomodoro yapmak, ideal kabul ediliyor. Bu da 3-6 saat arası bir zaman dilimine denk geliyor.Kişi bu yöntemi kısmen ya da iş yoğunluğuna uygun ise tüm mesaisinde kullanabilir. Bu yöntemde kısa mola dilimlerinde, kahve arası, tatlı atıştırmalıklar, varsa evcil hayvanınızla ilgilenmek, kısa yürüyüş ya da kısa sosyal medyada sörfü gibi kişinin başarısını ödüllendirmesine neden olacak bireysel motivasyonu artırıcı faaliyetler yapılabilir. Gün sonunda yapılan çalışmaları ve sürelerini kaydetmek yine faydalı olabilir” diye konuştu.

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bunun yanında olanak varsa diğer aile bireylerinin çalışanı kesintiye uğratamayacağı bir çalışma yeri verimliliği çok artırıyor” dedi.

Zaman yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerisi ile bu süreç yönetilebilir

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Özetle; bu süreçte çalışanlar zaman yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerileri ile bu süreci yönetebilir.Başarılı iş yerleri ise uzaktan çalışma koşullarında çalışanları ile iletişim halinde olarak belirli zamanlarda birlikte sosyalleşebilecekleri keyifli olanaklar ve fırsatları sunabilir. İşverenler uzaktan çalışmayı yüksek performans yaracak şekilde kurum kültürünün bir parçası olarak geliştirebilirlerse yeteneğin performansa dönüşebileceği bir ortam yaratılabilir" dedi.